Taloudelliseen raportointiprosessiin liittyvien sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien pääpiirteet

 

Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien tavoitteena on varmistaa Caverionin strategisten tavoitteiden saavuttaminen, taloudellisen ja operatiivisen raportoinnin luotettavuus, toimintojen tehokkuus ja läpinäkyvyys sekä lakien, säädösten ja sisäisten toimintaperiaatteiden ja -ohjeiden noudattaminen.

Caverionin liiketoiminta on organisoitu kahteen liiketoimintasegmenttiin - Pohjois-Euroopan kiinteistötekniset palvelut ja Keski-Euroopan kiinteistötekniset palvelut - sekä liiketoimintaa tukeviin konsernitoimintoihin.

Valvontaympäristö 

Hallitus hyväksyy konsernitason toimintaperiaatteet, joita ovat muun muassa eettiset liiketoimintaperiaatteet, riskienhallintapolitiikka, rahoituspolitiikka ja tiedonantopolitiikka.

Tarkastusvaliokunta avustaa hallitusta tämän valvontavelvollisuuden täyttämisessä seuraamalla sisäinen valvonnan ja riskienhallinnan järjestelmien tehokkuutta, riittävyyttä ja toimivuutta. Lisäksi se valvoo taloudellista raportointia ja konsernitilinpäätöksen laadintaprosessia.

Konsernin toimitusjohtajan vastuulla on riskienhallinnan ja sisäisen valvonnan järjestelmien strategioiden, prosessien ja painopistealueiden määrittely.

Konsernin sisäinen tarkastus raportoi toiminnastaan säännöllisesti hallituksen tarkastusvaliokunnalle ja konsernin toimitusjohtajalle. Sisäisen tarkastuksen tarkoitus, toimivalta ja vastuu on määritelty hallituksen hyväksymissä toimintaperiaatteissa. Tarkastusvaliokunta vahvistaa sisäisen tarkastuksen suunnitelman määräajoin.

Konsernin talousjohto määrittelee ja tiedottaa taloudelliseen raportoinnin periaatteet, ylläpitää kirjanpidon ja raportoinnin järjestelmiä ja valmistelee julkistettavan taloudellisen informaation. Tytäryhtiöiden talousjohdon vastuulla on, että raportointi toteutetaan konsernin periaatteiden, menettelytapojen, ja ohjeiden mukaisesti.

Tärkeimmät sisäisen valvonnan osatekijät Caverionin taloudellisessa raportointiprosessissa ovat eettiset liiketoimintaperiaatteet, hyväksymisvaltuudet, laskentaperiaatteet, rahoituspolitiikka sekä keskitettylaskentaperiaatteiden soveltaminen, keskitetty budjetointi- ja kuukausiraportointiprosessi, konsernin yhteinen tilikartta, yhteinen raportointijärjestelmä (SAP) ja pääosin automatisoidut liittymät kuukausiraportoinnin eri järjestelmien välillä. Rahoitus, tietohallinto ja yritysjärjestelyt (M&A) ovat keskitettyjä konsernitoimintoja.

Huoltoliiketoiminnan laskentakäytännöt, käyttöpääoman hallinta ja kassavirran valvonta ovat olleet sisäisen valvonnan kehitysalueita 2013.

Caverionin eettiset liiketoimintaperiaatteet määrittelevät yhtiön palveluksessa olevien henkilöiden käyttäytymisen liiketoiminnassa ja kanssakäymisessä eri sidosryhmien kanssa. Jokaisen yksittäisen työntekijän odotetaan noudattavan eettisiä liiketoimintaperiaatteita päivittäisessä työssään. Caverionin eettisten liiketoimintaperiaatteiden rikkomuksille on olemassa ilmoituskanava. Jokainen, joka huomaa rikkomuksia, voi luottamuksellisesti raportoida niistä periaatteissa kerrotulla tavalla. Konsernin eettinen valiokunta johtaa mahdollisten tapausten tutkintaprosessia.

Riskien arviointi

Konsernin riskienhallintaperiaatteiden mukaisesti konsernin ja tytäryhtiöiden talousjohto on vastuussa siitä, että taloudelliseen raportointiin liittyvät riskit tunnistetaan ja arvioidaan ja niistä raportoidaan konsernijohdolle. Taloudellisen raportointiprosessin sekä riskienhallintajärjestelmien ja sisäisten valvontajärjestelmien kehittäminen jatkuu vuonna 2014.

Sisäinen tiedonkulku

Caverionin intranetissa on saatavilla tärkeimmät sisäisen valvonnan osatekijät, esim. laskentaperiaatteet, rahoituspolitiikka, eettiset liiketoimintaperiaatteet, hyväksymisvaltuudet sekä yhteisten järjestelmien ja käytäntöjen ohjeet. Konsernin talousjohto on vastuussa tiedon tuottamisesta ja ylläpidosta.

Caverion-konsernin talousjohdolla on divisioonien talousjohdon kanssa säännölliset tapaamiset, joissa informoidaan konsernin toimintaperiaatteista ja -ohjeista. Toimitusjohtaja, konsernin talousjohtaja ja konsernin talousjohto sekä konsernin sisäinen tarkastus vierailevat säännöllisesti liiketoimintayksiköissä ja jakavat tietoa konsernin parhaista käytännöistä.

Seuranta 

Caverion-konsernin tytäryhtiöiden johto on vastuussa konsernille raportoidun taloudellisen tiedon oikeellisuudesta.

Konsernin toimitusjohtaja ja talousjohto on vastuussa konsernin ulkoisen ja sisäisen taloudellisen tiedon oikeellisuudesta, laajuudesta, lainmukaisuudesta ja oikea-aikaisesta valmistumisesta. Konsernin laskentaosasto valvoo ja seuraa divisioonien raportoinnin johdonmukaisuutta.

Caverion-konsernin taloudellista tulosta seurataan yhteisellä suunnittelu- ja raportointijärjestelmällä.

Toimitusjohtaja, talousjohtaja ja konsernin talousjohto analysoivat kuukausittain tytäryhtiöiden tuloksen ja poikkeamat edellisen kuukauden ennusteista. Tämä kuukausianalyysi käytäntö, joka kattaa sekä johdon raportoinnin että ulkoisen raportoinnin on tärkein taloudellisen raportoinnin seurantaväline.

Konsernin sisäinen tarkastus arvioi riskienhallinnan, sisäisen valvonnan järjestelmien hallinnointimenettelyiden riittävyyttä ja tehokkuutta. Sisäinen tarkastus edistää myös näiden kehittämistä. Sisäinen tarkastus kattaa kaikki organisaatiotasot ja liiketoiminnot.

Hallituksen tarkastusvaliokunta käsittelee kaiken julkistettavan informaation ja saattaa sen hallituksen hyväksyttäväksi.